실무 커뮤니케이션, 왜 구체적인 표현이 중요한가요?

솔직히 말해볼게요 — 말은 정확해야 통합니다. 비즈니스 글쓰기, 생각보다 쉬워요!

회사에서 이메일 하나 쓰는 게 왜 그렇게 까다롭게 느껴질까요? 분명 전달했다고 생각했는데, 상대방은 전혀 다른 식으로 받아들이거나, 아예 못 알아듣고 엉뚱한 방향으로 가버리곤 하죠. 저도 그랬어요. “가능한 한 빨리 부탁드려요”라고 썼다가… 정말 ‘가능한 한 늦게’ 받았던 경험, 아직도 기억나요. 결국, 문제는 단 하나였어요 — 말이 너무 애매했단 거죠. 정답은요? 좀 더 분명하게 말하는 거예요. 어렵지 않아요.

꼭 이렇게까지 구체적으로 써야 할까요?

네, 진짜요. 구체적인 말은 딱딱한 게 아니라, 오히려 상대방을 위한 작은 배려예요. ‘몇 개’, ‘많이’, ‘조금’ — 자주 쓰지만, 듣는 사람 입장에선 도대체 어느 정도를 말하는 건지 알 수가 없어요. 예전에 친구한테 “몇 개만 사와” 했더니, 2개 사 왔더라고요. 제 머릿속엔 최소 10개였는데 말이죠.

• 구체적인 표현은 상대방을 배려하는 방식입니다.
• ‘몇 개’, ‘많이’ 같은 모호한 단어는 오해를 불러올 수 있습니다.
• 정확한 숫자와 단어 선택이 커뮤니케이션을 더 원활하게 만듭니다.

모호한 말, 생각보다 꽤 위험해요

실제로 있었던 일인데, 상사가 “파란 전단지 많이 가져와요”라고 해서 20장 챙겨갔거든요. 근데 그분 표정이 좀… 미묘하더라고요. 알고 보니 최소 100장은 기대하고 계셨대요. 이런 일, 정말 흔하죠. 의자 몇 개 설치하라고 하면, 3개 설치해도 되고 30개 설치해도 되는 거잖아요. 그럼 누가 맞는 걸까요?

그냥 이렇게 하면 속 편하죠 — “파란 전단지 50장 준비해주세요.” 얼마나 깔끔해요!

그리고 또 이런 말들:

• “보고서 빨리 부탁해요.”
• “좀 더 열심히 해주세요.”
• “참여 좀 더 해주세요.”

솔직히, 듣는 입장에선 머리만 복잡해져요. ‘얼마나 빨리?’, ‘얼마나 열심히?’, ‘참여는 어떻게?’ 다들 제각각 생각하잖아요.

그래서요, 이왕이면 이렇게 말해보세요:

• “이번 주 금요일 오후 3시까지 Wilson 보고서 #223:5 이메일로 부탁드릴게요.”
• “매일 고객 6명에게 연락 주세요.”

말 한마디로 일이 술술 풀립니다.

• 모호한 말은 실제 업무에 혼선을 줍니다.
• 명확한 수량이나 지시는 실수를 줄이고 업무 효율을 높입니다.
• 작은 표현 하나로 큰 차이를 만들 수 있습니다.

말 한마디에 오해가 생기더라고요

한 번은 제가 업무 지시를 정말 잘했다고 생각했는데, 팀원이 완전 다르게 받아들여서 실수했던 적이 있었어요. 그때 깨달았죠. 내가 명확히 말하지 않았구나.

모호한 말은 서로 괜히 감정 상하게 만들기도 하고, 일도 엉망이 되기 쉽잖아요. 반면에, 구체적으로 말하면 서로 기분 좋게 일할 수 있어요. 팀워크도 좋아지고요.

• 명확하지 않은 지시는 오해와 감정 상함을 초래할 수 있습니다.
• 구체적인 커뮤니케이션은 긍정적인 업무 분위기를 만듭니다.

피드백도 똑 부러지게 해야죠

“좀 더 팀장답게 해봐요.” 이 말, 듣는 입장에선 너무 막막하잖아요. 도대체 뭘 어떻게 하라는 건지 감도 안 잡히고요.

대신 이렇게 구체적으로 말해보는 거죠:

• “팀워크 관련 강의 들어보시는 건 어떠세요?”
• “회의 때 모든 팀원이 한 번씩 말할 수 있게 분위기 만들어주세요.”

이러면 듣는 사람도 방향을 잡고 움직일 수 있어요.

• 추상적인 피드백은 실질적인 개선으로 이어지기 어렵습니다.
• 행동 중심의 피드백이 구체적인 결과를 만듭니다.

은근히 자주 쓰는 모호한 말들

• “가까운 시일 내에”
• “많은 직원들”
• “빠르게 처리해 주세요”

그런데, 이 말들… 진짜 너무 애매해요. 누가, 언제, 얼마나 빨리인지 도무지 감이 안 와요.

예를 들면 이렇게 바꾸는 거죠:

“CEO가 말하길, 각 부서가 초과근무 줄이지 않으면 연말까지 직원 20% 감축한대요.”

이제 확실하게 와닿죠?

• 일상에서 자주 사용하는 표현 중에도 모호한 말이 많습니다.
• 불분명한 표현은 구체적인 문장으로 바꾸는 것이 효과적입니다.

구체적으로 쓰는 몇 가지 팁, 드려볼게요

1. 애매한 말이 보이면 잠깐 멈춰 생각해보세요. 정말 상대방이 이해할 수 있을까?
2. 수치나 날짜를 써서 분명하게 표현해보세요.
3. 내가 뭘 기대하는지 정확히 전달해보세요.
4. 성과는 눈에 보이게 표현하세요! 예를 들어, ‘생산성 향상’보다는 ‘하루 25건 처리’가 더 와닿아요.

구체적인 표현, 오히려 따뜻해요

사실 딱딱하게 들릴 수도 있지만, 이런 표현이야말로 상대방을 배려하는 거예요. “빨리 해주세요”보다 “내일 오후 5시까지 부탁드려요”가 훨씬 따뜻하고 덜 부담스럽잖아요.

• 구체적인 표현은 명확함을 넘어서 배려와 따뜻함을 전달합니다.
• 감정까지 고려한 언어가 소통의 질을 높입니다.

마무리하면서 한마디만 더!

비즈니스 글쓰기, 겁먹을 필요 없어요. 조금만 더 명확하게 말해보면, 일도 더 수월해지고 소통도 훨씬 편해져요.

제가 해보니까 진짜 효과 있더라고요. 다음에 이메일 쓰실 때나 회의 때, 꼭 한번 써보세요. 분명히 달라질 거예요!

• 비즈니스 글쓰기는 어렵지 않으며 명확함이 핵심입니다.
• 일상에서 조금만 신경 쓰면 소통 능력이 크게 향상됩니다.